Các lưu ý về soạn thảo, và rà soát hợp đồng Thương mại

Các lưu ý về soạn thảo, và rà soát hợp đồng

1. Những điểm chung cần quan tâm khi soạn thảo hợp đồng thương mại

a) Soạn thảo Dự thảo hợp đồng trước khi đàm phán:

Soạn dự thảo hợp đồng (bước 1), đàm phán, sửa đổi bổ sung dự thảo (bước 2), hòan thiện – ký kết hợp đồng (bước 3) là một quy trình cần thiết. Soạn dự thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp văn bản hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán.

b) Thông tin xác định tư cách chủ thể của các bên:

Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì cần phải có tối thiểu các thông tin sau:

– Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên, Trụ sở, Giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.

– Đối với cá nhân: Tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú. Nội dung này ghi chính xác theo chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.

c) Tên gọi hợp đồng:

Tên gọi hợp đồng thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ.

d) Căn cứ ký kết hợp đồng:

Phần này các bên thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản uỷ quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Do đó cũng phải hết sức lưu ý khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ của hợp đồng, chỉ sử dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnh quan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực.

e) Hiệu lực hợp đồng:

Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác; Ngoại trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật, như: hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ… Các bên phải hết sức lưu ý điều này bởi vì hợp đồng phải có hiệu lực mới phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Liên quan đến hiệu lực thi hành của hợp đồng thương mại thì vấn đề người đại diện ký kết (người ký tên vào bản hợp đồng) cũng phải hết sức lưu ý, người đó phải có thẩm quyền ký hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền. Thông thường đối với doanh nghiệp thì người đại diện được xác định rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Cùng với chữ ký của người đại diện còn phải có đóng dấu (pháp nhân) của tổ chức, doanh nghiệp đó.

2. Kỹ năng soạn thảo một số điều khoản của hợp đồng thương mại

a) Điều khoản định nghĩa:

Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích định nghĩa (giải thích) các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Do vậy để việc thực hiện hợp đồng được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp các bên phải làm rõ (định nghĩa) ngay từ khi ký kết hợp đồng chứ không phải đợi đến khi thực hiện rồi mới cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách hiểu. Mặt khác khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra thì điều khỏan này giúp cho những người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác.

b) Điều khoản công việc:

Trong hợp đồng dịch vụ thì điều khoản công việc (dịch vụ) mà bên làm dịch vụ phải thực hiện là không thể thiếu. Những công việc này không những cần xác định một cách rõ ràng, mà còn phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của người trực tiếp thực hiện công việc, kết quả sau khi thực hiện dịch vụ.

c) Điều khoản tên hàng:

Tên hàng là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa. Để thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh, tên hàng cần được xác định một cách rõ ràng. Hàng hoá thường có tên chung và tên riêng. Tuỳ từng loại hàng hoá mà các bên có thể lựa chọn một hoặc nhiều cách xác định tên hàng sau đây cho phù hợp: Tên + xuất xứ; tên + nhà sản xuất; tên + phụ lục hoặc Catalogue; tên thương mại; tên khoa học; tên kèm theo công dụng và đặc điểm; tên theo nhãn hàng hoá hoặc bao bì đóng gói.

d) Điều khoản chất lượng hàng hoá:

Chất lượng hàng hoá kết hợp cùng với tên hàng sẽ giúp các bên xác định được hàng hoá một cách rõ ràng, chi tiết. Nói chung chất lượng sản phẩm, hàng hoá được thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và những đặc trưng của chúng. Muốn xác định được chất lượng hàng hoá thì tuỳ theo từng loại hàng hoá cụ thể để xác định, dựa vào các chỉ tiêu về cơ lý, các chỉ tiêu về hoá học hoặc các đặc tính khác của hàng hoá đó.

Nếu các bên thoả thuận chất lượng hàng hoá theo một tiêu chuẩn chung của một quốc gia hay quốc tế thì có thể chỉ dẫn tới tiêu chuẩn đó mà không cần phải diễn giải cụ thể.

e) Điều khoản số lượng (trọng lượng):

Điều khoản này thể hiện mặt lượng của hàng hoá trong hợp đồng, nội dung cần làm rõ là: đơn vị tính, tổng số lượng hoặc phương pháp xác định số lượng. Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán đá xây dựng để xác định số lượng các bên có thể lựa chọn một trong các cách sau: theo trọng lượng tịnh (kilôgam, tạ, tấn), theo mét khối, theo toa xe, toa tàu, hay theo khoang thuyền.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thì cần phải quy định cụ thể cách xác định số lượng và đơn vị đo lường bởi hệ thống đo lường của các nước là có sự khác biệt. Đối với những hàng hoá có số lượng lớn hoặc do đặc trưng của hàng hoá có thể tự thay đổi tăng, giảm số lượng theo thời tiết thì cũng cần quy định một độ dung sai (tỷ lệ sai lệch) trong tổng số lượng cho phù hợp.

f) Điều khoản giá cả:

Các bên khi thoả thuận về giá cả cần đề cập các nội dung sau: đơn giá, tổng giá trị và đồng tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc đưa ra cách xác định giá (giá di động). Giá cố định thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hoá có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn. Giá di động thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá nhạy cảm (dễ biến động) và được thực hiện trong thời gian dài.

g) Điều khoản thanh toán:

Phương thức thanh toán là cách thức mà các bên thực hiện nghĩa vụ giao, nhận tiền khi mua bán hàng hoá. Căn cứ vào đặc điểm riêng của hợp đồng, mối quan hệ, các điều kiện khác mà các bên có thể lựa chọn một trong ba phương thức thanh toán sau đây cho phù hợp:

Phương thức thanh toán trực tiếp: khi thực hiện phương thức này các bên trực tiếp thanh toán với nhau, có thể dùng tiền mặt, séc hoặc hối phiếu

Phương thức nhờ thu và tín dụng chứng từ (L/C) là hai phương thức được áp dụng phổ biến đối với việc mua bán hàng hoá quốc tế, thực hiện phương thức này rất thuận tiện cho cả bên mua và bên bán trong việc thanh toán, đặc biệt là đảm bảo được cho bên mua lấy được tiền khi đã giao hàng. Về thủ tục cụ thể thì Ngân hàng sẽ có trách nhiệm giải thích và hướng dẫn các bên khi lựa chọn phương thức thanh toán này.

Lưu ý: Việc thanh toán trực tiếp trong các hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân Việt Nam với nhau hoặc với cá nhân, tổ chức khác trên lãnh thổ Việt Nam chỉ được sử dụng đồng tiền Việt Nam chứ không được sử dụng các đồng tiền của quốc gia khác, đồng tiền chung Châu Âu (ngoại tệ), theo Điều 4, Điều 22 – Pháp lệnh ngoại hối – 2005.

h) Điều khoản phạt vi phạm:

Phạt vi phạm là một loại chế tài do các bên tự lựa chọn, nó có ý nghĩa như một biện pháp trừng phạt, răn đe, phòng ngừa vi phạm hợp đồng, nhằm nâng cao ý thức tôn trọng hợp đồng của các bên.

Mức phạt thì do các bên thoả thuận, có thể ấn định một số tiền phạt cụ thể hoặc đưa ra cách thức tính tiền phạt linh động theo % giá trị phần hợp đồng vi phạm.

j) Điều khoản bất khả kháng:

Bất khả kháng là sự kiện pháp lý nảy sinh ngoài ý muốn chủ quan của các bên, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng đã ký. Đó là các sự kiện thiên nhiên hay chính trị xã hội như: bão, lũ lụt, hạn hán, động đất, núi lửa, chiến tranh, bạo động, đình công, khủng hoảng kinh tế. Đây là các trường hợp thường gặp làm cho một hoặc cả hai bên không thể thực hiện được hoặc thực hiện không đúng các nghĩa vụ của mình. Khi một bên vi phạm hợp đồng do gặp sự kiện bất khả kháng thì pháp luật không buộc phải chịu trách nhiệm về tài sản (không bị phạt vi phạm, không phải bồi thường thiệt hại).

k) Điều khoản giải quyết tranh chấp:

Đối với việc lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án thì thoả thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật, cụ thể:

Trường hợp thứ nhất: Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân khi có tranh chấp thì do Toà án có thẩm quyền giải quyết.

Trường hợp thứ hai: Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân với thương nhân khi có tranh chấp thì các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc tại Toà án; nếu có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì các bên còn có thể lựa chọn một tổ chức Trọng tài của Việt Nam hoặc lựa chọn một tổ chức Trọng tài của nước ngoài để giải quyết.

Nội dung của hợp đồng hoàn toàn do các bên thoả thuận và quyết định cho phù hợp với những điều kiện hoàn cảnh, loại hàng hoá, dịch vụ cụ thể; tuy nhiên, những thoả thuận đó phải không vi phạm các điều cấm của pháp luật. Để có một văn bản hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ, dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện, đảm bảo được quyền lợi cho các bên, hạn chế tranh chấp và giảm thiểu rủ ro trong thương mại. Đòi hỏi các bên phải thận trọng, hiểu biết pháp luật và có kỹ năng, kinh nghiệm thực tế trong việc soạn thảo, đàm phán ký kết hợp đồng thương mại.

Nếu Quý khách hàng vẫn còn vướng mắc một trong những vấn đề nêu trên hãy gọi ngay tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT 1900 088 826  để các Luật sư tư vấn hỗ trợ giải quyết.

(Trân trọng!) Bộ phận tư vấn pháp luật Công ty Luật Minh Hoàng.